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Genbeta de Yirá Albornoz el 29/06/11
Con frecuencia en Genbeta hablamos sobre aplicaciones o servicios web para organizar y programar nuestras tareas personales, para así
aumentar nuestras productividad (recordad que durante esta semana podéis
hacer preguntas a Berto Pena sobre este tema). Sin embargo, existen otro grupo de herramientas de gestión de tareas que no está enfocado en la productividad personal, si no que más bien en la
organización de proyectos, cartas Gantt, trabajo en grupo, etc.
En esa categoría entra
Qubity, una servicio web chileno similar a
Manymoon, que está creado para que nos
organicemos con compañeros de proyectos de forma más fácil y sencilla. En este post analizaremos a fondo lo que nos ofrece.
Cómo funciona
En Qubity podemos crear varios "paneles", representando cada uno a un proyecto distinto. Dentro de un panel, es posible crear tareas, asignarlas a otros miembros, especificar fecha de inicio y vencimiento, etc. Estas tareas pueden ser públicas (visibles para todos los miembros del proyecto) o no, y si queremos asignarlas a otra persona debemos asegurarnos de que el otro haya aceptado una invitación a Qubity y al proyecto en cuestión.
Pueden añadirse sub-tareas o "tareas hijas", las cuales se pueden asignar a una persona distinta que el encargado de la tarea principal. Y en la parte inferior de la pantalla existe una pestaña llamada "Quick To-Do", desde la cual es posible
crear una tarea de forma rápida desde cualquier parte (sin importar si estemos en la vista de Tareas o no), para añadirle más información después. Equivaldría a agregar una tarea a la "Inbox" en el método GTD.
Haciendo clic en una tarea, entramos a una
vista detallada de ella. Acá es posible ver una lista de eventos recientes asociados a la tarea (estilo News Feed), siendo posible comentar cada una de estas actualizaciones. También se permite dejar notas en una especie de "muro", para así comentarle cosas al encargado de la tarea, e incluso se pueden subir archivos a la página de la tarea (PDFs, documentos de Word, Excel, etc) para así compartirlos con los otros involucrados en ella.
Acá además se pueden agregar "seguidores" a la tarea. Es decir, personas que no llevan a cabo la tarea, pero que les interesa el desarrollo de esta (por X motivo), y por ende, se les notifica cuando alcanza cierta fase de desarrollo, o cuando es terminada.
La sección de "paneles" tiene además otras pestañas, como una que nos muestra una
carta Gantt con todas las tareas planificadas para este proyecto, desde donde se puede cambiar sus fechas de inicio-término mediante un
arrastrar y soltar. También hay una pestaña que contiene un foro de discusión, donde se pueden debatir aspectos de ciertas tareas con los miembros del proyecto.
Incluso hay una pestaña en la que se puede
crear una Wiki con información relativa al proyecto. Los artículos que se publiquen aquí pueden clasificarse en categorías, y pueden llevar archivos adjuntos. Los usuarios pueden hacerse seguidores de algún artículo para así recibir notificaciones cada vez que haya algún cambio en él.
Existe una pestaña adicional llamada "Hitos y fases", que está desactivada por defecto pero podemos activar en las opciones. Acá los administradores del proyecto puden añadir
logros o metas que quieran que todos los miembros del proyecto vean en su carta Gantt. También es posible indicar periodos o fases del proyecto que nos interese que sean de conocimiento de todos.
En la pestaña "Panel" encontrarmos información general acerca del proyecto, como el nombre de los administradores, nombre de los miembros, y un muro estilo Facebook donde podemos comentar cosas para que el todos los miembros del proyecto las vean.
Todas nuestras tareas de un vistazo
Todo lo que ya mencioné aparece en la vista "Workspaces", que se enfoca en cada uno de los proyectos en que participamos. Junto a ella, existe otra vista llamada "Mi Panel" que se caracteriza por ser un
resumen de todas las tareas que tenemos asignadas en todos los proyectos. Acá se muestran las tareas que debemos completar hoy, las tareas que ya hemos empezado, las vencidas, etc, todas correctamente agrupadas. Además, acá se pueden revisar las peticiones pendientes de tareas, tanto aquellas tareas que nos han asignado a nosotros y todavía no las hemos aceptado, como aquellas que nosotros hemos asignado a otra persona, y esa persona todavía no las acepta.
Por último, está la vista "Mi Gantt", que cumple un rol parecido a la vista de "Mi Panel". Es un resumen con todas nuestras tareas a lo largo de diferentes proyectos, pero en este caso está representada como una carta Gantt.
Conclusiones
Si bien varias de las posibilidades que ofrece Qubity las encontramos también en otros servicios, Qubity destaca por ser
sencillo, y relativamente fácil de usar. Es ideal para todos los que quieran coordinar proyectos grupales sin tener que lidiar con la complejidad de herramientas más completas, como Manymoon. Por ejemplo, estudiantes que estén haciendo algún trabajo escolar largo, o pequeñas empresas.
Aun así, se le echa de menos el contar con más integración con servicios externos. Por ejemplo, permitir exportar la calendarización de las tareas a calendarios como Google Calendar o Windows Live Calendar (o a calendarios de escritorio mediante ICS). También es mejorable el ordenamiento de los paneles, que actualmente es un poco confuso para el primer uso.
Pero son detalles menores. En general, es una herramienta recomdable para el público que mencioné en el párrafo anterior: interesados en coordinar proyectos grupales con una herramienta que no requiera mayor capacitación.
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Qubity
